「営業メールを毎日たくさん送っているけど、まったく返信がない…」「文章力がなさすぎて、相手に刺さる営業メールなんて作れない…」このようなお悩みをお持ちではありませんか？
ビジネスシーンのオンライン化が主流となり、従来営業活動の主流だったテレアポや飛び込み訪問から、営業メールを利用する方が増えています。
しかし、何件送ったとしても受け取った相手がメールを開封し、さらに興味を持ってもらわなければ、アポイントにはつながりませんし、むしろ内容によっては相手が不快感を感じてしまうこともあります。
そこで、本記事では心に響く営業メールの書き方のポイントを5つ紹介します。私自身、会社員として10年間営業マンとして活動してきた中で、特に効果の高かかったポイントを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
心に響く営業メールを書くポイント5つ
テンプレートのまま送らない
最近ではネットで「営業メール 書き方」と調べれば、さまざまな例文がヒットします。しかしながら、その例文をテンプレートにして、宛先だけ変えて送ったとしても間違いなく効果はありません。
なぜなら、メールを受け取るお客様の存在が見えないからです。また、同じようなメールをすでに何百件ともらっているので、「また似たような内容のメールが来た」と感じられてしまうでしょう。
大切なことは「テンプレートぽさを無くすこと」です。そのためにやることは、相手の情報を調べることです。ホームページを読み込む、SNSを見てみる、書籍を出版していれば実際に読んで見る。これらを行った上で、一文でも良いので、オリジナルの文章を入れるようにしましょう。
読みやすさを意識する
営業メールでは読みやすさを意識しましょう。今やビジネスシーンではメールコミュニケーションが当たり前になっています。そのため、一日に何十件というメールが届きます。
特にスマホで読む機会が増えたため、スクロールで読みにくいと感じてしまうと、すぐに閉じられてしまいますね。
読みやすい営業メールを作る際は以下を意識してみてください。
- 段落ごとに改行する
- 飾り文字を入れてメリハリをつける
- 一文を短くする
同じ文章でもこれらを意識するだけで、読みやすさが全く異なります。また、パソコンとスマホでは印象が大きく異なるため、作成したメールはスマホからでも必ず読みましょう。
メールを送った理由を説明する
営業メールは基本的に嫌われます。なぜなら、大半の営業メールが自分のことしか書かれていないからです。
たとえば、以下のようなメールがあります。
貴社のウェブサイトを拝見したところ、貴社の〇〇部門において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。
このメールは、一見理由が書いてあるように見えますが、本当にウェブサイトを見たのかもわかりませんし、なぜ自社のサービスが役立つと言えるかがわかりませんよね。
もう一歩踏み込んだ内容にすることで、受け取った方が「これまでの営業と一味違う気がする」「色々情報を持っていそう」と感じてもらえるようになります。
相手に興味関心を示す
誰でも人から自分の考えに共感してもらえたり、褒められたりすれば嬉しいもの。おべっかばかりを使うのは、逆に不信感を与える可能性もありますが、それでも共感を示すことは重要です。
大事なのは「なぜ共感したか？」を伝えることです。たとえば、「貴社の◯◯という企業理念に大変共感しました。なぜなら、私は△△だからです。」
といったように、共感した理由を伝えることで、説得力が増します。単に「共感しました」だけなら誰でもいえますが、共感をした理由は人によって異なるため、相手に印象が残りやすくなります。
へりくだり過ぎない
へりくだるというのは、相手を敬って自分を控えめな態度を取る。謙遜することです。しかし過剰にへりくだったメールは、かえって不信感を募らせる可能性がありますので注意しましょう。
自分を必要以上に小さく立場を下げたところで、お客様の中で存在感は高まりません。へりくだったメールを送るよりも、体温を感じるメールを意識することをおすすめします。
体温を感じるとは、親しみやすさや、人としての温かみがあることです。もちろん丁寧なメールを送ることは大切ですが、そこに人としての体温が感じられるかどうかによって、受け手の印象は大きく変わります。
営業メールを送付後の顧客管理も重要
営業メールは一度送って終わりではありません。継続的にアプローチを繰り返しながら、顧客との関係性を深めていくことで、ニーズが発生したタイミングで相談や仕事の依頼をいただけるようになります。
そのため、いつ、誰に、どんな営業メールを送ったかをしっかりと管理することが大切です。営業活動をExcelやスプレッドシートで管理している方も多いと思いますが、より効率的に管理したい場合はSFAやCRMといった営業支援ツールを活用するのがとても便利です。
現在は、名刺スキャン機能が備わっているツールもたくさんあります。例えば、株式会社マツリカが提供する「Mazrica Sales」は、マーケティングから顧客管理まで日々の営業活動を支援する、クラウド型の営業支援ツールです。
名刺や議事録のスキャンや自動文字起こしができるのもポイントです！無料トライアルも行っていますので、気になる方は以下より資料をダウンロードしてみてください。
まとめ
今回は心に響く営業メールのポイントを5つ紹介しました。しかし、最も大切なことはテクニックではなく、「このメールを受け取って相手がどう感じるか？」を考え抜き、一文一文に意味をもたせることです。
大切な人に手紙を送った経験はありませんか？その時、何度も何度も書きなおしたのではないでしょうか。
営業メールもそれと同じです。受け取った相手がどんなことに困っていそうか。それに対してどんな価値を提供できるのか。なぜ自分なら役に立てると思うのか。といったことを意識して作ることが最も大切です。
きれいな文章でなくても、心がこもった文章は間違いなく相手の心に響きますよ。ぜひ参考になれば幸いです。